Politique de confidentialité
Version 1.0 du 23/10/2026
La plateforme SGDOME permet aux agents de l'enseignement supérieur de demander l'autorisation d'effectuer une mission à l'extérieur, et aux autorités compétentes d'instruire, de viser et de signer ces demandes. Cette page explique quelles données personnelles sont traitées, pourquoi, par qui, pendant combien de temps, et comment exercer vos droits, conformément à la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin.
1. Responsable du traitement
Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS), sous la responsabilité de la Direction des Systèmes d'Information (DSI)
Cité Ministérielle, Bâtiment F, quartier Ahouanlêko, 12e arrondissement, 01 BP 348 Cotonou, République du Bénin
Téléphone : +229 01 21 32 88 63, e-mail :
contact.mesrs@gouv.bj
Délégué à la protection des données : Mme ASSOGBA Sènami Inès (MESRS/SGM),
sassogba@gouv.bj.
Formalité auprès de l'autorité de contrôle : Déclaration auprès de l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) en cours.
2. Données traitées
| Catégorie | Données | Origine |
|---|---|---|
| Identité | Nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe | Agence Nationale d'Identification des Personnes (ANIP), à partir de votre NPI (Convention cadre d'échange de données entre l'ANIP et le MESRS du 11 janvier 2024, via la plateforme nationale d'interopérabilité X-Road BJ) |
| Identifiant national | Numéro Personnel d'Identification (NPI) | Vous-même ou l'administrateur de votre structure. Il est chiffré en base et n'apparaît sur aucun document de la plateforme. |
| Situation professionnelle | Adresse e-mail professionnelle, matricule, structures de rattachement, poste, rôles dans le circuit de validation | Administrateur de votre structure ou superadministrateur |
| Demandes de mission | Objet, destination, dates, financement, délégation, pièces jointes (invitation, projet d'ordre de mission, titres de transport...), avis, visas, ordres de mission signés, rapports de mission | Vous-même et les validateurs du circuit |
| Données techniques | Journal des connexions et des actions (date, adresse IP, navigateur), e-mails envoyés, notifications | Générées par la plateforme |
La plateforme ne traite ni données de santé, ni opinions, ni données bancaires.
3. Finalités et base légale
- Instruire les demandes d'autorisation d'ordre de mission : circuit de visas, signature, délivrance de l'ordre de mission, suivi des rapports de mission.
- Vérifier l'identité des agents auprès de l'ANIP, pour que les documents officiels portent l'identité exacte.
- Assurer la sécurité de la plateforme et la traçabilité des décisions (journal d'audit).
- Produire des statistiques anonymes ou agrégées sur les missions, pour le pilotage du ministère.
Ces traitements reposent sur l'exécution d'une mission de service public : la gestion des déplacements officiels des agents de l'État. Votre accord, demandé à la première connexion, porte sur la prise de connaissance de la présente politique.
4. Qui a accès à vos données
- Les validateurs de votre demande, selon votre structure et le financement : Secrétaire général d'entité ou responsable de structure, Secrétaire général d'université, Direction des affaires financières (DAF ou DPAF), Recteur, Secrétaire général du ministère, signataire ministériel. Chacun ne voit que les demandes de son périmètre.
- Les observateurs ministériels désignés, en lecture seule, pour les demandes en attente de signature ministérielle.
- Les personnes que vous autorisez vous-même (« Mes délégations ») : elles voient vos demandes d'ordre de mission et leurs pièces jointes, peuvent en créer en votre nom, et ne voient rien d'autre. Vous pouvez retirer cette autorisation à tout moment.
- L'administrateur de votre structure, pour la gestion de votre compte.
- Les superadministrateurs de la plateforme, pour l'exploitation et l'assistance.
- L'ANIP, à qui seul votre NPI est transmis pour vérifier votre identité, par la plateforme nationale d'interopérabilité X-Road BJ. Chaque consultation est enregistrée dans le journal d'audit.
Vos données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins commerciales. Les e-mails de la plateforme sont envoyés par la messagerie gouvernementale (gouv.bj). Les données de la plateforme restent au Bénin, à une exception près : à la connexion, un contrôle anti-robot fourni par Cloudflare (Turnstile) peut recevoir votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur.
5. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Demandes, visas, ordres de mission, rapports et pièces jointes | 10 ans (archives administratives) |
| Compte et identité | Tant que vous êtes en fonction, puis 5 ans après la désactivation du compte |
| Journal des connexions et des actions | 5 ans |
| Journal des e-mails envoyés | 1 an |
| Notifications lues | 1 an |
| Liens d'activation, de réinitialisation ou de confirmation, codes de connexion | De 5 minutes à 1 heure, puis inutilisables |
Les journaux, e-mails et notifications sont supprimés automatiquement au terme de ces durées.
6. Sécurité
- Connexion protégée par un mot de passe et un code à usage unique envoyé par e-mail à chaque connexion.
- Mots de passe et NPI chiffrés ; échanges chiffrés (HTTPS).
- Accès cloisonné : chaque rôle ne voit que les demandes de sa structure et de son étape.
- Session fermée automatiquement après une période d'inactivité.
- Données hébergées : Au Bénin, au Datacenter du MEF (application, base de données et sauvegardes).
7. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou, lorsque la loi le permet, leur effacement ou la limitation de leur traitement.
- Nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe : ils proviennent de l'ANIP. Une erreur se corrige auprès de l'ANIP ; l'administrateur de la plateforme met ensuite votre identité à jour.
- Adresse e-mail : modifiable vous-même dans « Mes paramètres ».
- Autres données (matricule, structure, poste) : auprès de l'administrateur de votre structure.
- Toute autre demande : par écrit au responsable du traitement, à contact.mesrs@gouv.bj ou à l'adresse postale ci-dessus.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'Autorité de Protection des Données à caractère Personnel (APDP) du Bénin : +229 69 55 00 00, contact@apdp.bj.
8. Cookies
La plateforme n'utilise que des cookies techniques indispensables : le cookie de session (connexion), un jeton de sécurité contre la falsification des formulaires et, à la connexion, le contrôle anti-robot. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience n'est déposé.
9. Modification de la politique
Toute nouvelle version est datée et numérotée. Elle vous est présentée à votre connexion suivante et doit être acceptée pour continuer à utiliser la plateforme.